Quem não quer trabalhar com funcionários qualificados? Assim que o processo de contratação começa, os recrutadores e gerentes de contratação procuram os candidatos mais qualificados e, eventualmente, oferecem o cargo ao que melhor se encaixa na função.
Mas os negócios precisam mudar. E as habilidades ficam desatualizadas. As funções evoluem. E as pessoas que os seguram também precisam acompanhá-los. É quando você deve realizar uma análise de lacunas de habilidade.
O que é uma análise de lacunas de habilidade?
Uma análise de lacunas de habilidade ajuda a identificar as necessidades de treinamento para indivíduos, equipes e sua organização como um todo. Ele mostra onde seus funcionários estão atualmente em termos de habilidade e conhecimento e onde você gostaria que eles estivessem no futuro. Com uma análise de lacunas de habilidade, você pode descobrir lacunas em suas equipes, organizar seus planos de treinamento e definir metas de desenvolvimento de carreira.
É também uma ferramenta útil de avaliação pós-treinamento . Quando você sabe que um funcionário não tem a habilidade X, pode treiná-lo nessa habilidade e comparar se e o quanto ele se desenvolveu. Se você notar uma melhora significativa, pode ter certeza de que seu treinamento foi bem-sucedido. Caso contrário, você pode tentar um método de treinamento diferente.
Os benefícios de conduzir uma análise de lacunas de habilidade
Ao analisar as lacunas de habilidade entre sua força de trabalho, você obtém informações úteis sobre os pontos fortes e fracos de suas equipes. Mas, para ser significativa, uma análise de lacunas de habilidade deve ser um processo regular. Veja como isso pode ajudá-lo:
- Identificar e corrigir as necessidades de treinamento: A maioria de seus designers precisa obter treinamento em uma determinada ferramenta ou apenas alguns deles podem precisar de ajuda? Seus vendedores precisam fechar mais negócios, mas que conjunto de habilidades específicas eles devem desenvolver? Esse é o tipo de informação que uma análise de lacunas de habilidade lhe dará.
- Use seu orçamento de treinamento de forma estratégica: em vez de gastar dinheiro em programas de treinamento genéricos, você pode oferecer caminhos de aprendizagem personalizados com base nos pontos fortes e fracos de cada funcionário e de cada equipe.
- Desenvolva – e retenha – seu pessoal: os funcionários desejam desenvolver suas habilidades e ver suas carreiras crescerem. Assim, depois de analisar suas habilidades e lacunas, você pode oferecer programas de treinamento personalizados que os manterão engajados.
- Construa equipes fortes para suas necessidades futuras de negócios: uma análise de lacunas de treinamento também desempenha um papel importante em suas decisões estratégicas. Você pode preparar sua força de trabalho construindo proativamente habilidades que talvez não deseje agora, mas que serão essenciais no futuro.
- Planeje sua estratégia de contratação: depois de identificar as habilidades que faltam aos funcionários atuais, você pode procurar candidatos que já dominam essas habilidades. Dessa forma, você criará equipes totalmente equipadas com uma ampla gama de conjuntos de habilidades.
Quem realiza uma análise de lacunas de habilidades?
Agora que você leu a definição da análise de lacunas de habilidades e viu seus benefícios para o seu negócio, naturalmente, você pode se perguntar “quem é responsável por conduzi-la?” Depende do tipo de habilidades que você deseja avaliar e quais grupos de funcionários deseja avaliar.
Se você deseja avaliar o desempenho individual, os gerentes são responsáveis por identificar lacunas de habilidades. Para habilidades em nível de equipe, geralmente são os chefes de departamento que executam uma análise de lacunas de habilidades. E, finalmente, se você deseja medir as habilidades em toda a organização, o RH terá um grande papel.
Vejamos alguns exemplos:
- No final do ano, o gerente da equipe de vendas realiza reuniões 1: 1 com cada vendedor para discutir seu desempenho, identificar lacunas de habilidades e definir metas de crescimento para o próximo ano.
- A empresa deseja melhorar a satisfação do cliente, portanto, os líderes da equipe de vendas, marketing e suporte conduzem uma análise completa da lacuna de habilidades para identificar áreas de melhoria em suas equipes.
- O RH deseja oferecer treinamento de gestão aos líderes de equipe, portanto, conduza uma análise para ver como eles atuam atualmente quando se trata de gestão de equipe, coaching, tratamento de conflitos, etc.
Em qualquer caso, o RH ajudará a organizar a análise de lacunas de habilidades – seja um evento único ou um processo regular. É importante que haja documentação adequada e avaliação consistente. É aqui que uma análise de lacunas de habilidades se torna útil.
Por que e como usar um modelo de análise de lacunas de habilidades
Executar uma análise de lacunas de habilidades pode parecer uma tarefa demorada. E assim será, a menos que você padronize o processo. Um modelo de análise de lacunas de habilidades ajuda você a:
- Economize tempo , pois você não precisa começar do zero todas as vezes
- Colete informações consistentes , pois você está usando os mesmos critérios para todos os funcionários
- Defina suas próximas etapas , pois você tem dados tangíveis e comparáveis para começar
Vamos ver como você pode criar e usar uma planilha de análise de lacunas de habilidades passo a passo:
1. Crie uma lista das habilidades que deseja avaliar
Em primeiro lugar, você deseja concordar sobre as habilidades que deve medir. Isso está relacionado ao objetivo de sua análise de lacunas de habilidades. Você quer avaliar o desempenho geral de uma equipe ou departamento inteiro? Ou você quer saber como seus funcionários estão se saindo em uma área específica, como colaboração ou liderança?
Certifique-se de que as habilidades sejam relevantes para os empregos atuais dos funcionários e planos de carreira futuros . Pode não fazer sentido avaliar os funcionários juniores em habilidades de liderança, mas você pode querer ver se os funcionários mais experientes são bons em tomar iniciativas para decidir se têm potencial para se tornarem líderes de equipe. Na maioria dos casos, os chefes de departamento determinam quais habilidades devem ser avaliadas.
Observe que as habilidades que você escolhe para avaliar devem ser o mais específicas possível . Por exemplo, comunicação pode significar muitas coisas diferentes. Você pode dividir em “comunicação com membros da equipe interna”, “comunicação com clientes”, “comunicação escrita”, etc.
Anote a lista de habilidades, de preferência no Excel ou outra ferramenta, para que você possa compartilhá-las com os gerentes de equipe e qualquer pessoa que esteja envolvida em seu processo de análise de lacunas de habilidades.
2. Avalie as habilidades com base em sua importância
Nem todas as habilidades são igualmente importantes para todas as equipes. Por exemplo, todos os funcionários podem precisar ser bons comunicadores, mas para os vendedores, a comunicação é uma prioridade mais alta em comparação com os desenvolvedores.
A importância também tem a ver com a cultura da sua empresa e planos de negócios futuros . Se você prevê um crescimento rápido no próximo ano, pode querer avaliar o gerenciamento do tempo e a agilidade com valores mais altos. Ou, se você valoriza o espírito de equipe, boas habilidades de colaboração provavelmente estarão no topo da sua lista.
Portanto, volte para sua lista de habilidades e avalie-as com base em sua importância. Assim como na etapa 1, os chefes de departamento e gerentes de equipe são os que determinarão quais habilidades são mais importantes.
Se quiser simplificar seu processo, você pode pular esta etapa e assumir que todas as habilidades que está avaliando são igualmente importantes.
Aqui está um exemplo de como uma lista de habilidades, juntamente com as prioridades, pode parecer para uma equipe de vendas:
3. Avalie os funcionários em relação a cada habilidade
Nesta etapa, os gerentes avaliarão os membros da equipe para cada uma das habilidades que você adicionou à sua lista. Para tornar o processo o mais objetivo possível, use um sistema de pontos. Em vez de fazer com que os gerentes digam que um funcionário é “bom em habilidades X”, atribuir uma pontuação ajudará a determinar o quão bom eles são.
As classificações também são úteis, pois ajudam a comparar indivíduos e equipes . Por exemplo, se um funcionário tiver uma pontuação ruim em uma habilidade, mas o resto da equipe tiver uma pontuação mais alta, talvez seja necessário treinar essa pessoa separadamente. Se a maioria de seus funcionários tiver uma classificação ruim, você deve ministrar uma sessão de treinamento em grupo.
Durante esta etapa, é importante que todas as pessoas que avaliam usem os mesmos critérios para avaliar os membros de sua equipe. Isso é particularmente essencial se você tiver vários gerentes em um departamento que avaliarão os respectivos membros da equipe.
Antes de executar uma análise de lacunas de habilidades, treine gerentes sobre como usar seu modelo de avaliação e como pontuar funcionários . O que significa dar uma pontuação de 1? Qual é a diferença entre as pontuações 2 e 3? Você pode usar exemplos específicos para ilustrar as classificações. Dessa forma, gerentes de diferentes equipes avaliarão os funcionários de forma consistente e você poderá comparar os resultados.
Usando nossa lista anterior de habilidades, aqui está a aparência da avaliação:
Pode parecer estranho atribuir uma pontuação baixa (“1”) aos funcionários mais qualificados. Mas lembre-se: você está procurando lacunas de habilidades. Quanto mais hábil for um funcionário, menor será a lacuna. Portanto, uma pontuação baixa significa que o funcionário já é bastante qualificado e tem pouca ou nenhuma necessidade de treinamento.
4. Identificar lacunas de habilidades e definir prioridades de treinamento
Agora que você tem todos os dados no lugar, é hora de analisá-los. É aqui que seu modelo de análise de lacunas de habilidades se torna útil. Em vez de ter vários formulários de avaliação ou apenas dados qualitativos, você tem uma planilha onde pode comparar suas descobertas e determinar seus próximos passos .
Em um nível individual , você pode ver os pontos fortes e fracos dos funcionários e como eles se classificam em comparação com seus colegas. Eles carecem de algumas habilidades e precisam de um plano de treinamento personalizado? Eles são especialistas em outra área e podem ser promovidos para uma posição diferente?
Com base em nosso exemplo, aqui está a aparência da análise de lacunas de habilidades:
A cor verde (pontuações mais baixas) representa os funcionários com melhor classificação do que sua equipe, em média. A cor vermelha (pontuações mais altas) mostra quais funcionários têm uma lacuna de habilidades em comparação com os membros de sua equipe.
Dessa forma, você pode obter respostas rápidas a perguntas como “Toda a minha equipe está sem essa habilidade ou apenas alguns funcionários?”, “Há um funcionário que é excepcional em uma habilidade e poderia ser promovido?”, Etc.
Se você atribuiu prioridades às suas habilidades, também deve considerá-las ao tomar suas decisões. Por exemplo, se uma equipe tem classificações médias nas habilidades A e B, mas a habilidade A é muito mais importante, seu treinamento deve começar a partir daí.
É útil manter um espaço para fazer anotações para que você possa começar a organizar suas próximas etapas.
Algumas conclusões de nosso exemplo são:
- John e Sheila provavelmente deveriam receber treinamento em comunicação escrita, pois eles têm uma lacuna significativa em comparação com seus colegas.
- Toda a equipe pode se beneficiar da prática de suas habilidades de comunicação verbal. Como Navid e Sheila parecem ter uma lacuna menor, eles poderiam organizar atividades de dramatização para seus colegas, para que eles pudessem compartilhar suas dicas e aprender uns com os outros.
- Katherine tem uma pontuação muito boa em habilidades de pesquisa. Como essa habilidade não está entre as prioridades mais altas, você pode pedir a ela que faça uma apresentação para seus colegas para compartilhar algumas dicas ou ajuste sua função e atribua a ela mais tarefas relacionadas à pesquisa para se beneficiar de seus talentos.
Em um nível de equipe e organização , você pode identificar áreas gerais para melhoria e decidir qual treinamento oferecer, bem como que tipo de talento você deve trazer para a equipe.
É importante observar as lacunas de habilidade no nível da equipe, além do nível individual, porque você não quer apenas comparar os indivíduos com a média da equipe. Para habilidades que são essenciais para o sucesso de sua equipe, você deseja que todos os funcionários se destaquem.
Portanto, você pode definir algumas metas para toda a equipe e usar a análise de lacunas de habilidade para ver onde você está.
Voltando ao nosso exemplo, eis como a análise de lacunas de habilidade em nível de equipe se parece:
Mais uma vez, lembre-se de que quanto mais baixa for a pontuação, melhor será o desempenho de sua equipe nessa habilidade específica. Defina a pontuação desejada com base na importância de uma habilidade, nos tipos de recursos que você possui e em quais são suas prioridades de negócios.
Um modelo de análise de lacunas de habilidade não só torna o processo mais rápido e consistente, mas também é uma ferramenta que o ajudará a determinar suas próximas etapas e desenvolver equipes fortes. Você também poderá manter dados históricos para ver como o treinamento melhora o desempenho de seus funcionários .
Como começar a medir as lacunas de habilidade
Para evitar que você crie este modelo do zero, construímos uma planilha de análise de lacunas de habilidade que você pode baixar, personalizar com base em suas necessidades e preencher com seus dados.
- Etapa 1: Na primeira guia (“ Importância das habilidades ”), escreva sua lista de habilidades junto com uma pontuação com base em suas prioridades.
- Etapa 2: Em seguida, vá para a segunda guia (“ Avaliação de habilidade ”), onde você avalia seus funcionários para cada uma das habilidades.
- Etapa 3: a terceira guia (“ Lacunas de habilidade (individual) ”) destacará automaticamente as áreas nas quais você deve se concentrar .
- Etapa 4: finalmente, a quarta guia (“ Lacunas de habilidade (equipe) ”) é onde você pode ver como toda a sua equipe marca seus gols.
Dentro de nosso modelo de análise de lacunas de habilidades, você também encontrará orientações sobre como preencher seus dados e o que cada campo indica.
Análise de lacunas de habilidade por categoria
Embora um modelo de análise de lacuna de habilidade seja fácil de personalizar para diferentes equipes, pode fazer sentido criar planilhas para fins específicos. Aqui estão alguns exemplos:
- Análise de lacunas de habilidade por departamento
- Análise de lacunas de habilidade para gerentes
- Análise de lacunas de habilidade para funcionários remotos
- Análise de lacunas de habilidade para habilidades sociais
- Análise de lacunas de habilidade após 6 meses ou 1 ano de emprego
Fonte: TalentLMS
