Um sistema de avaliação de desempenho é um pouco como a roda do dentista. Todo mundo sabe que, em última análise, é uma coisa boa para todas as partes incluídas – mas ninguém está ansioso demais para enfrentá-lo.
Você já deve ter ouvido falar de muitos exemplos de avaliação de desempenho que não afetaram o progresso de um funcionário. De fato, de acordo com a Gallup, apenas 14% dos funcionários concordam fortemente que suas avaliações de desempenho os inspiram a melhorar . Isso pode ocorrer porque essas avaliações não oferecem resultados acionáveis. Ou devido à falta de feedback mais informal e frequente ao longo do ano, os funcionários ficam cansados.
De qualquer forma, 14% não é bom. Não para os funcionários, não para você (que passa todo esse tempo avaliando todos) e não para a empresa.
Ter um sistema eficaz de avaliação de desempenho em vigor pode realmente fazer a diferença. Melhora a comunicação da equipe; motiva seus funcionários a continuarem buscando a excelência; facilita o crescimento geral . Um sistema eficaz também ajuda a eliminar as “maçãs podres” mais rapidamente – antes que o mau desempenho ou comportamento afete toda a organização.
Como construir esse sistema?
Considere este artigo o seu guia passo a passo. Porque você sabe que pode fazer melhor que 14%.
Oito dicas para um bom sistema de avaliação de desempenho
Revise seu sistema atual
O primeiro passo para construir qualquer coisa é dar uma olhada em suas fundações. Como é o seu sistema atual de avaliação de desempenho?
Não importa se você não possui um sistema completo – afinal, é disso que trata este artigo. Como gerente de recursos humanos da SILA, Payal Sondhi , escreve em um artigo do Entrepreneur , “revisar o que você já tem ajuda a construir um melhor sistema de avaliação de desempenho”.
Basta dar uma olhada nas peças que você já tem e ver o que elas realmente estão fazendo pela sua empresa.
Tome nota de coisas como:
- Com que frequência você avalia funcionários
- Quão regular é o feedback que você lhes dá
- Se houver algum viés no processo
- Se a avaliação os ajudar realmente a melhorar
Então, dê uma olhada nos seus objetivos. O que você deseja que seu sistema de avaliação de desempenho alcance? Quais são as metas corporativas pelas quais você deseja que seus funcionários se empenhem? Como você alinha o seu processo de avaliação de desempenho à cultura da empresa para que não pareça um processo estranho e estranho para as pessoas?
Depois de ter respostas para essas perguntas, você estará pronto para começar a próxima etapa.
Definir medidas de desempenho
Mesmo os melhores gerentes (e pessoas) geralmente têm preconceito.
Existem seis tipos de preconceitos que podem surgir durante a avaliação de um funcionário , como escreve a vice-presidente de sucesso dos funcionários da Reflektive, Rachel Ernst , em um artigo da Forbes. Isso pode variar desde viés de contraste (comparando funcionários entre si) até viés de recência (concentrando-se apenas no desempenho recente) .
Para garantir que o viés inconsciente não desvie seus objetivos de avaliação de desempenho, você precisa definir medidas de desempenho .
As medidas de desempenho são um conjunto de regras que identificam como um funcionário deve se comportar. É claro que essas medidas diferem com base no seu setor e na função específica do funcionário.
Por exemplo, se você estiver avaliando uma recepcionista, uma medida de desempenho pode ser o número de chamadas que eles permitiram tocar mais de três vezes antes de atender. Se você estiver avaliando um gerente de vendas, uma medida de desempenho pode ser quantas transações de clientes estão sendo fechadas por mês.
Não sabe quais devem ser essas medidas no caso de seus funcionários? Dê uma olhada na descrição original da função e use esses perímetros. Geralmente é um bom lugar para começar.
Obviamente, as medidas de desempenho não mostram toda a imagem. Você não pode realmente medir atitudes e habilidades pessoais – aspectos importantes da avaliação de um funcionário. Mas definir medidas de desempenho fornecerá, pelo menos, os “ossos” do seu processo de avaliação de desempenho.
Fator no treinamento de funcionários
Você já sabe o quão importante é o treinamento contínuo para manter seus funcionários envolvidos. E, graças ao seu LMS, você já possui relatórios e registros do progresso de todos .
Então, por que não levar esses relatórios em consideração no seu processo de avaliação de desempenho?
Certamente, você está avaliando os funcionários com base no desempenho que eles têm no trabalho, e não no quão bom aluno eles são. Porém, os relatórios do treinamento de funcionários podem fornecer informações importantes sobre o envolvimento e o caráter de um funcionário.
Por exemplo, eles participaram de todas as sessões de videoconferência ao vivo? Eles terminaram suas tarefas a tempo? Eles aplicaram o que aprenderam em seu trabalho diário? E eles demonstraram curiosidade e desejo de aprender mais? Este artigo mostra como identificar alunos curiosos o ajudará a tomar melhores decisões gerais de avaliação .
Por razões legais, no entanto, você pode precisar mencionar no seu material de treinamento que os resultados do curso podem ser usados como parte de futuras avaliações de desempenho.
Crie um formulário de avaliação de desempenho
Agora que você tem uma idéia do que deve medir, crie um formulário de avaliação de desempenho. Os formulários de avaliação devem incluir itens como:
- Conhecimento e habilidades no trabalho (aqui você pode inserir suas idéias no treinamento de funcionários)
- Qualidade e quantidade de trabalho (de acordo com as medidas de desempenho que você configurou)
- Atitude e hábitos (chegada tardia / tardia, simpatia com outros colegas, espírito de equipe etc.)
Você deve ter diferentes tipos de formulários para diferentes papéis / níveis de hierarquia. Por exemplo, o formulário de avaliação de desempenho de um gerente deve incluir itens como:
- Capacidade de inspirar outras pessoas
- Capacidade de oferecer feedback
- Performance da equipe
- Habilidades de liderança
Novamente, o formulário de avaliação de desempenho não cobre todos os aspectos da vida de um funcionário. Mas eles cobrirão o suficiente para ajudá-lo a executar um processo objetivo de avaliação de desempenho.
Deixe os funcionários se revisarem
Definir medidas de desempenho e criar formulários de avaliação pode parecer um pouco como se você estivesse “avaliando” seus funcionários. Mas isso não é escola – e esses não são seus alunos (exceto quando estão treinando, é claro).
A CEO do Greenleaf Book Group, Tanya Hall, destaca a importância de deixar os funcionários falarem por si mesmos em um artigo da Inc.
É uma boa idéia, então, distribuir primeiro o formulário de avaliação de desempenho aos próprios funcionários . Depois de preenchê-lo com a forma como eles pensam que estão se saindo, é a sua vez de fazer o mesmo. Na sua reunião de avaliação de desempenho, você pode comparar avaliações e dar a eles a chance de expressar suas opiniões , antes de prosseguir com seus próprios comentários.
Seja específico com o feedback
Você pode criar o sistema de avaliação de desempenho mais robusto do mundo, mas se o seu feedback não for específico e acionável, ele não moverá a agulha. O feedback é importante .
Aqui está o que você precisa considerar ao oferecer feedback durante a avaliação de um funcionário:
- Equilibre o positivo com o negativo. Elogie sempre que necessário, mas ajude seus funcionários a entender seus pontos fracos.
- Evite comentários vagos. Seus funcionários não querem ouvir banalidades. Eles querem ouvir especificamente o que fizeram e não fizeram bem .
- Deixe-os saber as conseqüências de suas ações. Se eles deixaram cair a bola em um projeto, é provável que alguém tenha que buscá-la. Explicar o impacto de seu (fraco) desempenho em seus colegas de equipe pode ajudar bastante a motivá-los a melhorar.
- Pergunte a eles o que eles acham dessa avaliação e se eles tiveram a chance de se rever antes. Agora que ouviram sua avaliação, eles tiveram a chance de reavaliar e entender melhor as coisas – ou explicar sua perspectiva.
- Ofereça um roteiro para melhorias. Encerre a sessão definindo metas atingíveis para o futuro e faça um plano conjunto para monitorar seu progresso em direção a essas metas.
Tenha os procedimentos do “pior cenário possível” prontos
Ninguém quer pensar sobre isso, mas em alguns casos, um funcionário simplesmente não funciona.
Se um funcionário não atingir repetidamente suas metas de avaliação de desempenho ou não respeitar os valores da empresa, será necessário iniciar os procedimentos do “pior cenário possível” . O que são aqueles? Principalmente, procedimentos disciplinares e de rescisão.
Geralmente, existem três etapas nesta parte do processo de avaliação de desempenho:
- Um aviso verbal privado. Concentre-se na situação / incidente específico e deixe claro que uma ofensa repetida resultará em um aviso por escrito e poderá levar à rescisão. Certifique-se de oferecer a eles a chance de responder / explicar suas ações – mas seja breve.
- Um aviso oficial por escrito. Esse deve ser o momento do “cartão amarelo”: deve ficar claro que, se o comportamento / desempenho deles não mudar, eles serão dispensados. Certifique-se de incluir as etapas específicas que eles precisam executar dentro de um período de tempo x para corrigir o curso e como você pretende ajudá-los. Esta nota de aviso deve ser assinada pelo CEO e por você / seu supervisor imediato.
- Terminação. Aqui você terá que trabalhar com seu departamento jurídico para garantir que está seguindo as leis e as melhores práticas de sua área e setor. Seja breve e objetivo ao explicar o motivo da rescisão. Informe ao funcionário detalhes, como se eles receberão indenização ou dias de aviso prévio, o que acontece com os dias de férias que não passaram, etc. Se possível, termine com uma nota positiva. Destaque suas boas qualidades e sugira outras carreiras em que possam se destacar.
Configurar um agendamento
Na maioria dos casos, o processo de avaliação de desempenho é anual. Mas esse é o melhor caminho a percorrer?
Como o CEO da TINYpulse, David Niu, escreve em um artigo do Entrepreneur, um cronograma de avaliação de desempenho mais frequente pode ser melhor tanto para os resultados quanto para o moral .
É verdade que tudo leva tempo e esforço, além de um preço psicológico. Portanto, é compreensível que a sua reação ao pensamento de fazer isso mais de uma vez por ano seja “não” .
No entanto, tornar seu sistema de avaliação de desempenho um assunto semestral ou trimestral será melhor a longo prazo.
Por um lado, normaliza o processo: os funcionários sabem o que esperar. Também oferece mais oportunidades para correção de curso e crescimento mais rápido. Além disso, se os funcionários estão se saindo muito bem, é melhor que sejam informados com frequência – não apenas uma vez por ano.
Ainda assim, você pode não ter largura de banda ou recursos para avaliar os funcionários mais de uma vez por ano. Nesse caso, tente incluir sessões de feedback mais curtas, semanais ou mensais em sua programação . Elas serão mais informais, mas ainda darão aos funcionários uma idéia de como estão indo e do que podem trabalhar para consertar.
Até você
Até agora você entende a importância de um sistema eficaz de avaliação de desempenho.
Para criar um, você precisa primeiro revisar o que possui e, em seguida, configurar parâmetros para medir objetivamente o desempenho. Você deve permitir que os funcionários avaliem a si mesmos, certifique-se de oferecer feedback acionável e adotar medidas para quando eles não estiverem melhorando. Por fim, você precisa fazer tudo isso de maneira consistente – provavelmente com mais frequência do que uma vez por ano.
Sentindo-se um pouco sobrecarregado ainda? Ou gostaria de ver alguns exemplos de avaliação de desempenho ?
Este artigo oferece uma extensa lista de comentários de avaliação formulados de maneira humana, acionável – e realmente útil para sua equipe .
Fonte: TalentLMS
