Trabalhar on-line está muito longe de trabalhar em um escritório, com colegas de trabalho sempre disponíveis nas proximidades para ajudá-lo, se necessário. A boa notícia, no entanto, é que esses desafios não são intransponíveis.
Treinar seus funcionários para trabalhar remotamente
Pode ser uma surpresa para muitos líderes de equipes virtuais, mas é possível que seus principais funcionários no “mundo real” sofram imensas perdas de eficiência e produtividade no mundo do trabalho on-line! Isso ocorre porque eles não estão acostumados a trabalhar remotamente e também porque o trabalho on-line tem um conjunto único de distrações, que eles não sabem prontamente reconhecer e solucionar.
Neste artigo, exploraremos as 7 principais maneiras de maximizar a eficiência e a produtividade da força de trabalho remota.
1. Passo a passo do treinamento remoto
Para tornar esse treinamento um sucesso, é importante fornecer aos funcionários uma explicação abrangente do que eles devem esperar do treinamento. O lançamento de iniciativas de treinamento “frias” poderia potencialmente deixar alguns funcionários, especialmente os novos no trabalho remoto, lutando para acompanhar.
Coisas a considerar:
- Decida o seu modo de entrega: síncrono x assíncrono, liderado por instrutor x misto
- Crie uma lista detalhada dos objetivos do treinamento
- Destaque suas expectativas (participação mínima obrigatória, envio regular de tarefas, participação total em deliberações de grupo etc.)
- Envie os destaques / visão geral do curso várias semanas antes do início
- Garantir que todos os participantes tenham credenciais e perfis de logon funcionais vários dias antes da data do passo a passo planejado
- Não entre no “modo passo a passo” imediatamente – faça uma rodada de “quebra-gelo virtual” para apresentar a equipe e aliviar o clima antes de começar
2. Designando um mentor para novos funcionários remotos
Os funcionários que nunca trabalharam on-line antes podem achar uma mudança de paradigma para se adaptar. Portanto, para tornar o treinamento de funcionários remotos um sucesso, ajuda se cada novo funcionário remoto tiver uma pessoa da empresa para treiná-los / orientá-los através do processo de trabalho remoto.
Coisas a considerar:
- Identifique formalmente (nome, cargo / função, informações de contato etc.) os indivíduos que servirão como mentores
- Estabelecer regras / limites de orientação (quando entrar em contato; como [email, texto, bate-papo por voz, videochamadas], frequência de contato)
- Estabeleça os papéis, responsabilidades e deveres que definem claramente o relacionamento mentor / mentorado
3. Agendar check-ins frequentes
Faça isso no nível da equipe e para cada trabalhador individual e avalie como eles estão se saindo, tanto no nível profissional quanto no pessoal. O desafio mais exclusivo de todas as atividades virtuais, incluindo o treinamento de funcionários para trabalhar on-line, é o isolamento social. Os check-ins ajudam os funcionários remotos a sentir um senso de comunidade. Se esses trabalhadores forem ignorados por muito tempo, isso poderá afetar a saúde e o bem-estar dos funcionários e prejudicar a produtividade.
Coisas a considerar:
- Faça check-ins frequentes de “mantenha contato” com sua equipe virtual
- Além das atualizações profissionais, avalie também o bem-estar pessoal
- Quando os check-ins se transformam em sessões de trabalho completas, às vezes é mais produtivo pedir a membros específicos da equipe para se reagruparem em sessões extraordinárias
- Alguns trabalhadores remotos podem não se sentir confortáveis expondo seus “lados pessoais” a todos em uma reunião virtual – portanto, faça concessões para isso
- Deixe a porta aberta para funcionários individuais solicitarem um contato mais frequente ou entrar em contato com você em ambientes particulares individuais para discutir questões individuais – pessoais ou profissionais
4. Monitorar o envolvimento e o desempenho dos alunos
Como um gerente de equipe remoto treinando sua equipe para trabalhar on-line, você não terá o mesmo nível de visibilidade em sua equipe como teria se estivesse em um escritório físico. Portanto, é fácil ignorar os alunos por longos períodos de tempo, resultando em desligamento do aluno e baixo desempenho.
Coisas a considerar:
- Engajamento e desempenho andam juntos. Para garantir que seu treinamento on-line do trabalho atinja os dois objetivos, certifique-se de que os participantes “obtenham o programa” (ou seja, entendam seus objetivos e objetivos) e “sigam o programa” (ou seja, cumpram seus papéis e responsabilidades como aprendizes remotos).
- Não seja um treinador passivo. Preste atenção ao que seus alunos fazem on-line, ao que eles dizem e como se articulam, se envolvem com você e se comunicam com outras pessoas da equipe.
- É importante que os treinadores entendam que nem todo trabalhador remoto é igual. Alguns podem não levar a interação remota; outros podem não ser bons em autogestão e regulamentação. Identifique essas tendências e ofereça conselhos / estratégias para lidar com essas deficiências.
5. Gerenciamento de tempo ao trabalhar em casa
Mesmo que você esteja treinando a equipe para desempenhar as mesmas funções, embora on-line, como de outra forma desempenharia se estivesse no escritório, o tempo que leva para fazer esse trabalho pode diferir consideravelmente. Algumas tarefas podem exigir mais tempo porque a equipe não sabe trabalhar com equipes remotas. Outras tarefas podem se atrasar porque os indivíduos que as realizam não possuem habilidades adequadas de gerenciamento de tempo ou não têm destreza com as ferramentas online.
Coisas a considerar:
- Verifique se eles sabem como usar as ferramentas (aplicativos, software, sistemas, equipamentos) do comércio
- Treine funcionários para priorizar o trabalho
- Ensine-os a rastrear projetos, especialmente se a equipe remota trabalhar em várias tarefas simultaneamente
- Ajude-os a aprimorar suas habilidades em multitarefa
- Incentive-os a delegar algumas tarefas a outros colegas que possam ser melhor treinados, qualificados ou adequados para realizá-las
- Como parte de seu treinamento, inclua dicas e técnicas para manter o foco e evitar distrações ao trabalhar remotamente
6. Dicas de produtividade: encontrando sua mentalidade produtiva
Trabalhar em áreas de trabalho formais (ou seja, “no escritório”) fornece aos funcionários várias vias para mantê-los focados e produtivos. Isso inclui procurar colegas próximos com desafios semelhantes ou usar “intervalos comunitários” (como em uma lanchonete ou área de almoço) para se conectar com colegas de trabalho.
Infelizmente, trabalhar on-line não oferece tais oportunidades. O treinamento remoto do trabalhador deve oferecer aos funcionários dicas e técnicas sobre como estabelecer um estado de espírito que leve à produtividade ideal.
Coisas a considerar:
- Rituais do início do dia: meditação e planejamento e priorização dos dias úteis
- Durante o dia: gerenciando sua caixa de entrada; lidar com chamadas e solicitações de reunião, incluindo as não programadas; estratégias de tempo limite para alívio do estresse, como intervalos regulares ou exercícios na mesa
- Rituais de fim de dia: verificação de listas de tarefas; revisão das tarefas / prioridades do dia seguinte
- Dicas gerais de produtividade: preparação antes das reuniões / sessões de trabalho; lidar com assuntos pessoais, se necessário; esculpindo “tempo de silêncio” para focar nos itens da lista de tarefas
7. Retratando a presença executiva durante interações de vídeo
O trabalho on-line requer predominantemente chamadas de videoconferência ou outras interações baseadas em câmera de grupo remoto (ou 1-em-1). Como as reuniões presenciais, o sucesso nessas trocas exige estratégias que a maioria dos funcionários que nunca trabalhou remotamente antes da falta.
Seu pacote de treinamento de trabalho remoto deve, portanto, incluir aspectos da presença executiva online e outras facetas do trabalho cooperativo em configurações de grupo durante as sessões de videoconferência.
Coisas a considerar:
- Possui formação profissional para videochamadas
- Mantenha um código de vestimenta profissional e não seja excessivamente casual na aparência pessoal
- Verifique o ângulo da câmera, a qualidade da voz e a iluminação antes de cada interação de vídeo
- Seja preciso / conciso durante as chamadas
- Etiqueta em torno de interrupções ou “convocação” de outros participantes; silenciar o telefone quando não estiver falando; não é multitarefa quando os colegas estão apresentando; hospedando chamadas e lidando com participantes indisciplinados
- Transmitir seus sentimentos de forma educada, o mais objetivamente possível para a câmera, por meio de sinais faciais ou outra linguagem corporal (ombros, gestos, sobrancelhas franzidas e movimentos de sobrancelhas)
Fonte: eLearning Industry
